Gestión Documental Digital
La gestión documental digital es el conjunto de procesos, herramientas y tecnologías que se utilizan para crear, capturar, organizar, almacenar, acceder, distribuir y conservar documentos en formato digital dentro de una organización.
Somos un equipo de profesionales dedicados al desarrollo e
implementación de proyectos integrales de Gestión Documental y
Tecnologías de la Información.
Contamos con amplia experiencia en la implementación y elaboración de los instrumentos archivísticos con base en lo establecido en la Ley General de Archivos.
Creamos soluciones integrales para atender las necesidades de
nuestros aliados estratégicos en Sistemas de Gestión.
Servicios En Gestión Documental
Para una adecuada gestión documental y organización de los archivos, es fundamental contar con los siguientes instrumentos y productos archivísticos:
Instrumentos archivísticos
Procesos Archivísticos
Beneficios de la Gestión Documental Digital
La gestión documental digital transforma la manera en que las organizaciones manejan, almacenan y acceden a la información, ofreciendo beneficios clave como:
Ahorro de espacio físico
Eliminación del archivo físico: No más archivadores, estantes o cajas llenas de papeles. Todo se almacena digitalmente, liberando espacio valioso en la oficina.
Reducción de costos asociados: Ahorro en espacio de almacenamiento, materiales de oficina (papel, tinta, carpetas) y costes de gestión física de documentos.
Mejora en la Productividad
Flujos de trabajo optimizados: Los documentos pueden ser compartidos, aprobados y firmados digitalmente, lo que acelera los procesos.
Automatización de tareas: Con las herramientas adecuadas, se pueden automatizar tareas repetitivas, como la clasificación, archivo y gestión de documentos.
Seguridad Mejorada
Control de acceso: Puedes restringir quién tiene acceso a qué documentos, asegurando que solo las personas autorizadas puedan ver o editar información sensible.
Respaldo y recuperación: Las copias de seguridad automáticas garantizan que no se pierdan datos importantes en caso de fallos en el sistema.
Protección contra pérdidas o daños físicos: Ya no hay riesgo de que los documentos se pierdan por incendios, inundaciones o deterioro físico.
Cumplimiento Normativo
Cumple con regulaciones: Muchas regulaciones exigen el manejo adecuado de documentos, y la gestión digital ayuda a cumplir con normativas como GDPR, ISO 9001 o Ley de Archivos.
Auditorías fáciles: Las herramientas de gestión permiten realizar auditorías con facilidad, ya que puedes rastrear quién ha visto o modificado cada documento.
Reducción del Impacto Ambiental
Menos uso de papel: Al digitalizar los documentos, contribuyes a la reducción de la demanda de papel, lo que tiene un impacto positivo en el medio ambiente.
Eficiencia energética: Los procesos digitales suelen ser más eficientes en cuanto a energía en comparación con los procesos que requieren impresoras, escáneres y otros equipos físicos.
Mejor Trazabilidad y Control
Seguimiento detallado: Puedes tener un control total sobre el ciclo de vida de los documentos: desde su creación, modificación, distribución, hasta su destrucción o archivo a largo plazo.
Reducción de riesgos de fraude: Al tener registros detallados sobre qué personas han accedido a un documento y qué cambios se han realizado, se minimiza el riesgo de fraudes o manipulaciones.
